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只需14天,这套工作法能让你彻底蜕变!

九成的人在疲于应付工作,无法享受到更多的私人时间以及充实的个人生活。而那些任何事情都能做得很好,能干的人身上,有一个共同的特点。而这一共同点,正和“超级整理法”有关。今天为大家分享一整套工作中的整理术,花14天的时间,你也能成为职场精英。

本文整理节选自《别再说你没时间:练好职场基本功》,磨铁图书出品。

凡浪费生命中任何一小时的人,就是不懂人生价值的人。——达尔文

第一天

工作环境的整理

对于上班族而言,工作的场所应该就是自己的办公桌了吧。既然要学习整理,自然必须从整理工作场所中的物品开始。

把自己的桌子、抽屉中的物品列个清单出来,并且从这些物品里,把平日里经常使用的东西挑出来。并把这些物品按照使用频率来排序:每天都要使用的、几天才会用一次的、每周用一次的、每月用一次的物品,等等。

第二天

如何对文件进行分类

每个人所处的行业和职位千差万别,但是工作这件事情本身,大体可以分成这四个类别。

因此,在分类文件的时候也必须遵从这些类别进行分类。在这里,总结一下这四种分类,就是:

1. 今日要做的事情。

2. 5 分钟就可以做完的事情。

3. 有期限的事情。

4. 没有期限的事情。

把已有的文件分放到这四个类别中的某一类里。

第三天

断舍离:将纸质资料电子化

现在这个时代,用电脑工作已经是理所当然的事情了。所以,即便不再使用纸张,只要把资料全部数据化就可以。可以说,越是能赚钱的人越是会工作的人,对于资料电子化的意识就越强烈。

减少使用纸张,让工作环境变得更加整洁,是对资料进行数据化的目的。而能够立即搜索到自己需要的信息,是对资料数据化的另一个非常重要的目的。因此,为了便于检索,对于真正有用的信息请数据化后保存。

总结一下所有纸张的整理方法:

1. 立即扔掉。

2. 扫描或是用手机相机进行数据化。

3. 记录到表格中。

第四天

成年人也需要一张时间“课程表”

整理的过程中,还有一件最重要的事情那就是,时间的整理。使用日历的目的,是为要做的事情分配好一个时间。

要往日历中输入的,都是至少需要花费30 分钟时间去做的事情。也就是说,与其说是往日历中输入计划安排,不如说把它看作一张为工作分配时间的时间表。

什么叫真正的时间管理,这里的重点是,在规定好的时间里,把精力集中在此时该做的工作上。

目前这四天的课程,还只是为了建立起工作环境与时间可视化的准备阶段。

第五天

如何应付那些令人头疼的数据

数据的整理,是提升工作速度必不可少的一项内容。

如何随时随地调取需要的数据,所有的数据都应当保存到云端上。这是为了创造一个不论从哪个终端连接,不论身处哪种场所,都可以即刻进入工作状态。

如何归纳电脑中的数据,需要在尽量简洁、尽量减少文件数量的同时,不断摸索着找到最适合自己的分类方式。并确定好给文件和文件夹命名的规则——检索方便,也就是以便于寻找为标准。

只需14天,这套工作法能让你彻底蜕变!

第六天

如何运用云端

把所有的信息转存为电脑数据,并保存到云端是极其重要的。现今,重要事项的保存环境已经不再是纸张了,把真正重要的事情转换成电脑数据并保存下来,才是最令人放心的保存环境。

云端硬盘还可以共享某个文件,也适合需要多人共同完成的工作。使用云端硬盘,在每次文件更新的时候,就可以避免出现因文件增多而不便整理的麻烦。

以前在购买新电脑的时候,转移数据就要花上整整三天的时间。现在,只要云端上存储着所有的数据,就不会再出现从前那样的情况。不论使用哪一台电脑都可以即刻进入工作状态。考虑了这些情况之后,可以说,只要在云端上存储好数据,就可以比之前工作顺利得多,被浪费掉的时间也会不断减少。

第七天

一目了然的目录打造完美工作环境

为了能够进一步地提高效率,另一个需要提前做好的准备就是创建目录。即建立了能够一眼看出在哪个地方存放了哪些数据的结构。

为数据制作目录,不仅可以让自己知道在哪里有什么物品,对他人来说也是如此。

现在,利用服务器共享数据并进行工作的方式,已经变得司空见惯了。数据管理,已经不再是只要自己看得懂就够了。因为大家都在寻求着能够让数据一目了然的结构。在要找数据的时候也不必再去询问别人,对于推进工作来说,也节约了时间。

截至第7 天的课程为止,我们已经学习了如何整理工作环境中的物品和数据。

第八天

使用工具可让效率事半功倍

真正做着收入会不断提高的工作的人,不是仅仅靠着数据和物品的整理来提高效率的,还会时常储存工作灵感(idea)和可以作为工作素材的资料。工作中会使用到的东西,大致上可以分为两类:“道具类”以及“素材类”。

真正在工作上非常能干的人,不仅能整理好数据和其他工具类的物品,使它们处于随时都可以使用的状态,还能够每日利用节约出来的时间储存素材,进行信息内容化。弄清楚自己应关注哪个部分,又是为了什么而保存这条信息。这就是在把素材数据化时最需要注意的事情。保存下来的素材,并不是指从网上现学现卖的内容,而是自己的感受。

在养成“当场”记录素材的习惯之后,既不会积攒物品,也不需要花费额外的时间,渐渐地,知识和想法的来源素材就可以变成数据并积累起来。

第九天

做时间的主人

掌握自己的时间,准确地记录时间开销。通过记录时间开销的方式,培养有意识地优化效率的习惯。这样就可以知道,在一件事情上精确地花费了多少时间。知道了精确的时间,才是真正整理好时间的状态。

在记录的时候,要把做过的内容准确地记录下来。比如,做了什么工作,自己都做了些什么。而且,记录的时候必须以分钟为单位进行记录。在不断地重复着自己的工作并且记录下来的过程中,慢慢地,就可以知道自己在一天之中究竟都做了些什么,能够准确地知道进行某项工作所花费的时间。

为自己的时间做记录是因为人是绝对不会改善自己没有意识到的事情的。坚持记录时间开销,渐渐地就会产生时间意识。尽全力减少与工作无关的空白时间,工作速度将会大幅提高。如果没有多余的行动,思考过高效率的方法再付诸行动的话,日常生活中的一切动作都可以更快完成,自然能够节约出时间来。意识到并且减少自己所浪费的时间,把这些时间投入到学习当中吧。

第十天

如何通过固定模式节省时间

站在提高作业效率的角度来看,对于需要重复进行的工作,套用固定的模式是最有效的方法。

模式化的代表是文件的模板化。不论是策划案还是方案,其他和事务性有关系的文件,大体上都有自己的书写格式。所以,请为经常需要做的文件提前制作好文件模板吧。即便是那些乍一看觉得无法模式化的事情,在头脑中整理思考清楚的话,大多也都是可以通过制作模板来提高做事效率的。

大部分的人在头脑中并没有做一个清晰的整理。因此,才会按照工作发生的顺序,每次分别委托出去,也不会意识到这会造成多少时间上的浪费。思考在迄今为止的工序中究竟浪费了多少时间、功夫和费用。重新审视迄今为止的所有程序,以还可以再改进为前提来思考如何调整是最重要的。同样地,我认为通过整理思考,每天的工作就会重新产生相当多的时间。请努力地意识到这件事情。

只需14天,这套工作法能让你彻底蜕变!

第十一天

用好你的碎片化时间

以上讲了能最大限度削减被浪费的时间的方法。即便如此,我们还是会有5 分钟或10 分钟的空白时间。

“一切杂事都在零碎时间里处理完”是利用零碎时间方法的铁则。在零碎时间里切实地处理完杂务,通过这样的方式,把杂务从自己的脑袋中彻底清除出去,在完成原本的重要工作的时间里,就可以踏实地留出充足的时间了。

可以利用起来的,两项任务切换的间歇,开会时间,上下班等的移动时间等。如果你做了绝大部分人没有做的事情,在技能上产生差距也就不难理解了。在零碎时间里完成要做的事情,最终是为了让自己轻松,为了拥有更多的自己的自由时间。

从物品的整理到头脑的整理,还有另一个非常重要的事情。那就是,让整理得当的状态成为习惯。

第十二天

如何养成良好的整理习惯

实践三个月左右的话,大部分的行为都会成为习惯。对于培养习惯最有效的方法,自然少不了重复。除此之外,还要检查每天的状态。为了避免重蹈覆辙的情况出现,让我们在一天结束的时候检查是否保持了有条不紊的状态,掌握好整理的情况。

要努力做到每天睡觉之前,留出时间来,至少要掌握好自己的状态之后再去睡觉。如果没有每天检查的时间的话,就很容易把一些小事拖到明天再做。如果不能把整理好了的状态保持下去就一点意义都没有了。

和在睡前留出时间检查一样,从早上起床后到开始工作前的时间里,也要留出30 分钟的时间用来整理。

还有一个原则,就是不管在遇到怎样的情况,决定了要做就一定要完成。把这个原则铭刻在自己心中并且坚持到底。这样,不论多么小的事情,你都会一旦决定了就能做到。把这个意识灌输到自己的大脑中,养成习惯。

养成了整理的习惯之后,你可以不断地输入新的信息。我们应该记住的只有“什么样的信息在哪里整理过”这种索引部分就够了。只要知道在哪里可以看到详细的信息,那么在有输出需要的时候,就可以比别人更快更好地调用这些信息。

第十三天

发布自己的信息内容

会被其他公司挖角的人才,通常都是具备了“内容意识”的人。能够提高年薪的只有具备内容意识的人。所谓内容意识,就是把生活中的一切都当作信息内容来捕捉,并且有意识地坚持积累,使之随时都可以利用,随时都可以商品化。在信息化社会中,内容意识是不可或缺的。

时常进行信息内容整理,就可以在需要的时候快速地、自由地使用。只需要改变意识,自己就不再只是单纯地消费每天接触到的事物,而这些事物也会以有益的、独特的信息内容的形式重新出现在你眼前。而且,在不断积蓄的过程中,它们终有一天会变成巨大的力量。

作为信息内容积累起来的东西,就是“可以成为素材的东西”。不论是多么细微的事情,都要先做到坚持收集素材。如果带着自己的独特视角,每天不论面对多么细微的事情,都不把它当作理所当然的事情而忽视,而是积极地去发现它的不同之处并且坚持这样做,久而久之,它们就会变成宝贵的信息内容,重新展现在大家的面前。

一直坚持不断地积累,素材就会作为信息内容具有被评价的价值。进而在某一天,你可能还会因为某些契机而得到意想不到的机会。只有坚持不懈地积攒素材,并把它们作为信息内容发布出去的人,才有可能在关键时刻抓住机会。

第十四天

如何管理金钱

对金钱的整理,具体来说,可以清楚地掌握资金的状况。比如,每个月的生活费需要多少、其中伙食费占全部生活费的百分之多少、与学习相关的支出比例是多少、固定资产有多少、流动资产又有多少……只要用这样的方法定期记录,就可以像记录时间开销那样,可以看到自己在用钱的时候有哪些浪费的部分。自然而然地,金钱就会逐渐积攒起来了。

真正成功的人,不以社会上的一般规则为准绳,有着自己的优先顺序。在自己的人生中,应该把什么放在第一位?考虑过这一点之后再使用金钱。因此,也就不会因为眼前的存款金额而感到高兴或忧虑。只有把收入的四成拿来自我投资的人才能成功.。不论一个人的年薪有多少,能否把收入的四成用在自我投资上,就是一个人能否成为成功者的分界线。

以上粗略整理节选自《别再说你没时间:练好职场基本功》,更多方法,更多妙招就在这本风靡日本的神奇工作整理秘笈。

█ 关于本书

《别再说你没时间:练好职场基本功》

风靡日本的神奇工作整理秘笈,日本亚马逊5星好评推荐,

每个职场人办公桌上不可或缺的时间管理工具书;

风靡日本的神奇工作整理秘笈;

14天让你告别混乱,完成从小白到精英的蜕变。

只需14天,这套工作法能让你彻底蜕变!

高嶋美里著《别再说你没时间:练好职场基本功》,磨铁图书出品

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